ข้อมูลสามารถแบ่งได้หลายชนิด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลตัวเลข, ข้อมูลอักขระ ประกอบด้วย ตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษหรือเครื่องหมายพิเศษต่าง ๆ, ข้อมูลภาพ และข้อมูลเสียง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ล้วนมีประโยชน์ในด้านต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นด้านการเรียน, ด้านการติดต่อสื่อสาร และด้านการตัดสินใจ ดังนั้น ข้อมูลจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งในบทความนี้เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับข้อมูล และประโยชน์ของข้อมูลกันค่ะ

ข้อมูลคืออะไร? มีประโยชน์อย่างไรมาดูกัน!

ทำความรู้จักกับข้อมูล

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง คน สัตว์ สิ่งของสถานที่ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ ซึ่งข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง และต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้น การเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริง โดยอยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมาย และการประมวลผล ซึ่งกระบวนการที่ได้ข้อมูลมานั้น ก็ได้จากหลายวิธีด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น การสร้าง (create), การการวัดผล (measure), การเก็บ/รวบรวม (collect) และการสังเกต (observe)

ประโยชน์ของการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูล

1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ การนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง

2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูล ชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)

3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ เนื่องจากฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้น หากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูล ในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ก็จะทำได้โดยง่าย

4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูล ในฐานข้อมูล อาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคน ต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่ง แก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้

5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้ การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูล จะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่น การกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี โดยมีผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่าง ๆ

6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบผู้บริหารฐานข้อมูล จะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม

7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้น การแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูล ที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

สรุป

ข้อมูลมีประโยชน์ และมูลค่ามหาศาลในปัจจุบัน การที่โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลช่วยให้การเก็บ และจัดการกับข้อมูลเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายยิ่งขึ้น หากองค์กรหรือบริษัทใดที่สามารถใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรหรือบริษัทนั้น ย่อมสร้างความได้เปรียบในอนาคตได้อย่างแน่นอน

Ricco Smart Data ของเรา มีบริการป้อนข้อมูลหรือบริการคีย์ข้อมูลใบสมัคร แบบฟอร์มต่าง ๆ, บริการตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไง, บริการสแกนเอกสารสำนักงานเก็บไว้ในรูปแบบดิจิตอล, บริการย่อยทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย มีเอกสาร certificate ยืนยันการทำลาย ฯลฯ ซึ่งเรามีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้านนี้โดยเฉพาะ รับประกันคุณภาพ ความปลอดภัย และการบริการที่รวดเร็ว

เกี่ยวกับ Ricco Smart Data

Ricco Smart Data ดำเนินธุรกิจโดย บริษัท ริคโค จำกัด เราเป็นบริษัทชั้นนำที่ให้บริการ ผลิตงานสื่อสิ่งพิมพ์แบบครบวงจรมาแล้วเป็นเวลากว่า 24 ปี ที่ผ่านมาบริษัทได้ทำการพัฒนาเทคโนโลยีในการทำงานสิ่งพิมพ์ไปพร้อมกับลูกค้าอย่างไม่หยุดยั้ง พร้อมตอบสนองกับความต้องการของธุรกิจ ที่มีความต้องการให้ถูกต้อง รวดเร็ว ทันสมัย เรามีความมุ่งมั่นที่จะประยุกต์เทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อส่งมอบบริการที่ดีเยี่ยม จริงใจ มีคุณภาพ ให้กับลูกค้า นอกจากนี้เรายังมีประสบการณ์ด้านงาน Data Cleansing มากกว่า 10 ปี และด้านงานคีย์ข้อมูล (Data Entry) มากกว่า 5 ปี ซึ่งลูกค้าสามารถไว้วางใจ และมั่นใจได้อย่างแน่นอน

รูปภาพ: svitla.com และ analyticsindiamag.com

ข้อมูลคืออะไร? มีไว้ทำอะไร มีประโยชน์อย่างไรมาดูกัน
Donya Petchyodsri